Papierlose Büros – Good Bye Zettelwirtschaft

Papierloses Büro

Papierlose Büros – Der endlose Traum vieler Unternehmen, denn die Vorteile liegen klar auf der Hand: Zeitersparnis, Ordnung in der Datenpflege und Arbeiten von Überall. Dennoch regiert in Deutschland weiterhin die Zettelwirtschaft. Laut einer aktuellen Studie von KYOCERA arbeiten aktuell nur vier Prozent der Angestellten hierzulande und in Österreich vollkommen papierlos.

Wo ist eigentlich diese digitale Transformation, von der alle reden? Sind wir zu bequem für die Umgestaltung unserer Arbeitsweisen oder benötigt es einfach besserer Voraussetzungen, damit das Papier endlich da bleiben kann, wo es hingehört: im Wald.

Papierlose Büros – Nichts für uns?

Eine papierlose Umwelt ist in unserer Region derzeit undenkbar. Im mengenmäßigen Gesamtpapierverbrauch reihen wir Deutschen uns auf Platz Vier der Weltrangliste ein. Pro Kopf verursachen wir etwa 250 Kilogramm Papier pro Jahr. Die Chinesen liegen mit 69 Kilogramm in diesem Vergleich klar hinter uns.

Der Großteil der Papierproduktion fällt laut Verband deutscher Papierhersteller mit 50 Prozent in der Verpackungsindustrie an. Die Kategorie Zeitschriften, Bücher, Zeitungen und Büropapiere nimmt immerhin 38 Prozent der Papierherstellung in Anspruch.

Diese Statistiken zeigen: Wir lieben unser Papier! Beziehungsweise können wir auf dieses Medium nicht verzichten. Trotz der fortschreitenden digitalen Transformation in den Unternehmen nimmt der Papierverbrauch seit 2000 in Deutschland nicht ab. Nach Einschätzung des Umweltbundesamtes müsste der Papierverbrauch in Deutschland etwa halbiert werden, damit eine nachhaltige Versorgung mit Recycling-Papier ermöglicht werden kann.

Papierlose Büros – Benötigt es bessere Voraussetzungen?

Auf die Frage, welche Bedeutung das Thema »papierloses Büro« in ihrem Unternehmen habe, antworteten 45 Prozent der Arbeitnehmer mit »Das Thema wird verfolgt«, 38 Prozent mit »Das Thema wird diskutiert, aber bislang nicht aktiv verfolgt« und 16 Prozent mit »Das Thema hat keinerlei Bedeutung«.

Man sieht, papierlose Büros sorgen für genug Gesprächsstoff in den Unternehmen. Doch warum hapert es an der Umsetzung?

Hauptgrund für das wenig verbreitete Büro ohne Papier ist: Der Mensch – das Gewohnheitstier. Warum etwas ändern, was Jahrzehnte lang gut funktioniert hat? Eine Transformation der Angestellten zu kleinen Digital Natives bedeutet auch mehr Investitionen und Zeitaufwände, beispielsweise in Schulungen. Neuartige Plattformen, wie CRM– und Analystics-Lösungen, müssen anschaulich erklärt und Vorteile evaluiert werden. Dafür braucht es digitale Vorreiter im Unternehmen.

Nicht nur die Angestellten müssen weitergebildet oder umgeschult werden. Auch die Hardware im Unternehmen muss auf dem Stand der Zeit sein. Wie sollen festverbaute Desktop-PC uns in Meetings unterstützen und handschriftliche Notizen ersetzen? Leichte Notebooks, welche bequem in die Tasche oder unter den Arm passen, sind für das papierlose Büro eine wichtige Voraussetzung.

Auch die Sicherheit spielt bei der Umsetzung zum papierlosen Büro eine tragende Rolle. Der Zugriff auf Akten mit Papier kann nur stationär erfolgen. Eine Möglichkeit diese von einem anderen Standort der Welt einzusehen, gibt es nicht. Bei digitalen Daten, egal ob lokal oder in der Cloud, sieht es anders aus. Netzwerk-Signale können abgefangen oder Cloud-Zugänge gehackt werden. Für diese Fälle benötigt es ein hohes Maß an Sicherheit für die Daten. Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Verschlüsselung der gespeicherten Datensätze sind der Tresor für die digitalen Akten.

Endlich, das eigene Unternehmen arbeitet papierlos! Doch wie funktioniert die Kommunikation mit Unternehmen, in denen die digitale Transformation noch nicht so fortgeschritten ist? Rechnungen und Verträge finden sich oft im Briefkasten wieder. Auch der zwingende Kontakt mit Behörden und Staat erfolgt an vielen Stellen noch nicht vollkommen digital. Briefpost lässt sich heute mit einem handelsüblichen Scanner digitalisieren. Der Aufwand kann je nach Unternehmensgröße gigantisch sein. Es empfiehlt sich, einen externen Dienstleister hinzuzuziehen. Die Deutsche Post selbst bietet diesen Service bereits seit einiger Zeit an.

Papierlose Büros – die Vorteile

Her mit dem Platz

Bergeweise Ordner aus den letzten Jahrzehnten stapeln sich in analogen Firmen. Die gleiche Menge an Daten passt digital auch auf einen winzigen Datenträger wie zum Beispiel einen USB-Stick. Noch smarter wäre die Speicherung in der Cloud. Die digitale Aktenführung spart Material und Platz und somit unnötige Kosten.

Wer sucht, der findet

Wo habe ich die Aufzeichnungen des letzten Meetings hingetan? Muss hier nicht irgendwo der Vertrag für das neue Projekt liegen? Die Fragen kennt jeder, der schon einmal an einem Tisch mit Unmengen an Papier gearbeitet hat. Eine schnelle Suche? Fehlanzeige! Digitale Dateien lassen sich effizienter ordnen, suchen und finden. Häufig reicht ein STRNG + F und die Suche beginnt.

Keine Unterlagen vergessen

Gespeicherte Daten in der Cloud haben einen großen Vorteil: Man kann von überall und zu jeder Zeit auf sie zugreifen – vorausgesetzt man hat eine funktionierende Internetverbindung.

Gemeinsam produktiv

Gleichzeitigtes Lesen eines haptischen Dokuments ist schwierig und unbequem. Das gleichzeitige Lesen von digitalen Dokumenten hingegen ist unproblematisch. Außerdem können Änderungen und Markierungen parallel im Dokument gesetzt werden. Das prominenteste Beispiel für solch ein Tool: Office 365.

Ordnung ist das halbe Leben

Ein aufgeräumtes Büro ohne herumfliegende Zettel kann für eine bessere Ordnung auf dem Arbeitsplatz sorgen und so für effizienteres Arbeiten. Aufräumen muss man den eigenen Bürotisch zwar nach wie vor, aber ohne Papierkram wird der Aufwand dafür immerhin minimiert.

Die Umwelt dankt

Als einer der Spitzenreiter im Papierverbrauch müssen wir uns auch Gedanken um unsere Umwelt machen. Klar, der Großteil des Papierkonsums fällt auf die Verpackungsindustrie, welche weit entfernt von der Thematik des papierlosen Büros ist. Dennoch verursachen Büros heute keinen unerheblichen Teil.

Papierlose Büros – die Nachteile

Gewohnheit

Laut einer IDC-Befragung wünscht sich jeder dritte Angestellte in Deutschland Papier für Notizen am Arbeitsplatz – bei Geschäftskunden sogar jeder Zweite, wenn es um Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine geht. Gewohnheiten sind schwer zu lösen. Für eine Transformation braucht es mehr Überzeugung!

Ausbildung

Fachkräfte und Digital Natives wachsen leiden nicht an Bäumen. Die Ausbildung des eigenen Personals kostet Zeit und Geld. Diese Anfangskosten sind hoch, zahlen sich aber in der Zukunft durch Wettbewerbsvorteile aus.

Machen!

Manager und Führungskräfte müssen Vorreiter für das Unternehmen sein. Nur so kann der Umschwung im ganzen Unternehmen funktionieren. Sie müssen von diesem Vorhaben überzeugt sein. Und dann heißt es: »Machen, statt immer nur reden!«

Die Digitale Transformation für Marketing, Sales und IT

Die Digitale Transformation findet im Unternehmen nicht nur auf den einzelnen papierlosen Bürotischen statt, sondert zieht sich durch alle Abteilungen.

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