BI-Systeme: Mit der passenden Lösung zielgerichtet zum Erfolg

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Quelle: Mikael Blomkvist | Pexels

Business-Intelligence hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt: Während BI-Tools lange nur von spezialisierten Fachkräften bedient werden konnten, erlauben neuere BI-Software-Plattformen es einem immer breiteren Spektrum an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, schnell auf Daten zuzugreifen, diese zu analysieren und für ihre tägliche Arbeit zu nutzen.

Doch Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen BI-Workflow ist, dass das zugehörige Tool zum Unternehmen passt und perfekt auf dessen Prozesse und Ziele zugeschnitten ist.

BI-Systeme erfordern Teamarbeit

BI-Lösungen unterstützen die Arbeit verschiedener Business Units. Die Managementabteilung nutzt die Daten beispielsweise, um die Entscheidungsfindung zu professionalisieren und getroffenen Entscheidungen zu kommunizieren. Das Marketing generiert und veröffentlicht datengestützte Inhalte.

Bevor ihr euch also für ein BI-System entscheidet, müsst ihr gemeinsam individuelle Herausforderungen für und Anforderungen an das potenzielle Tool erheben und gewichten. Da alle eure Business Units von der BI-Lösung profitieren sollen, müsst ihr die Erwartungen all eurer Business Units beim Entscheidungsprozess berücksichtigen.

Folgende Fragen können euch dabei helfen:

  • Wie ist die Datenstruktur des Unternehmens aufgebaut?
  • Können die Schritte des Analytics-Workflows auf einer Plattform durchgeführt werden oder müssen Daten erst transformiert werden?
  • Wie oft und in welcher Weise sollen die Daten zur Verfügung stehen?
    Wie sollen sie skaliert werden?
  • Wird das Produkt langfristig nur im Unternehmen verwendet, oder sollen Daten teils auch für Projektpartner abrufbar sein?
  • Wie ist man personell aufgestellt, um Analytics-Workflows
    durchzuführen?

BI-Systeme: Das sollten sie leisten

Sind eure Anforderungen erst klar definiert, gilt es sich für ein BI-Tool zu entscheiden, das sowohl über ein breites Portfolio an Grundfunktionen und Analysewerkzeugen verfügt als auch flexibel in der Skalierung dieser Funktionen ist. Zudem müssen sie von den am Analytics-Workflow beteiligten Personen genutzt werden können.

Bei der Evaluierung solltet ihr folglich auf fünf Kriterien achten:

1.Funktionsumfang

Das BI-Tool muss nahtlos in eure bestehende Systemarchitektur integriert werden können. Das betrifft sowohl die Konnektivität mit euren E-Commerce-, CRM- und PIM-Systemen als auch die Daten eurer Social-Media-Kanäle. Denn verschiedene Abteilungen benötigen unterschiedliche Informationen für alltägliche Arbeitsprozesse und zur Optimierung dieser. Hierfür ist es wichtig, dass Reportings und Dashboards auf Livedaten zugreifen und für abteilungsspezifische Fragestellungen individuell erstellt werden können.

2. Aufbau der Plattform

Beim Aufbau der Plattform muss zunächst die Performance des Systems berücksichtigt werden. Außerdem sollte die Möglichkeiten für Cloud-Computing berücksichtigt werden, die euch Anschaffungs- und Wartungskosten sparen. Auch die Ansteuerung der Dashboards von verschiednen Endgeräten ist wichtig, damit die Daten überall verfügbar sind.

3. Service & Support

Der Service des Anbieters spielt eine große Rolle bei der Entscheidung für eine BI-Lösungen. Fragen und Probleme sollten nicht nur zeitnah, sondern in guter Qualität bearbeitet werden, denn nur so kann euer Unternehmen vom System wirklich profitieren.

4. Usability

Bei der Nutzerfreundlichkeit geht es an erster Stelle darum, dass auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig technischem Know-how das System intuitiv bedienen können. Außerdem ist es wichtig, dass Nutzerinnen und Nutzer auch unterwegs also von allen Devices problemlos auf die Daten zugreifen können. Somit können auftretende Fragen direkt in der Filiale oder während eines Kundentermins bearbeitet werden.

5. Preisgestaltung

Zunächst entstehen für die Implementierung und beim Wechsel eines BI-Systems Kosten, zum Beispiel durch die Entwicklung von Konzepten und zur Bereinigung und Aufarbeitung von Daten.
Außerdem gibt es für BI-Systeme verschiedene Lizenz-Modelle, die sich möglichst indivudell an die individuellen Anforderungen des Unternehmens wie der Useranzahl anpassen und flexibel verändern lassen sollten.
Auch sollte vorab berücksichtigt werden, dass durch zusätzlichen Support, Schulungen und erforderliche Technologien weitere Kosten entstehen können.

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