Online-Events erfolgreich gestalten: So könnt ihr vor Kunden und Partnern digital überzeugen [10 Lesetipps]

Online Events
Quelle: Anne Lehmann

Mittlerweile sollte ja eigentlich jeder wissen, warum Events und Konferenzen derzeit überwiegend online stattfinden. Doch wie kann man Online-Events gut machen, also so richtig gut? Wir haben dafür eine kleine Handanweisung für euer nächstes Remote-Event zusammengestellt.

Online-Event Tipp 1: Das richtige Format wählen

Remote-Event ist nicht gleich Remote-Event. Was erwartet die Nutzer? Eine Veranstaltung im Frontalformat? Oder ein interaktives, abwechslungsreiches Event? Es gilt, unbedingt vorher zu definieren, ob es einzelne Einwahl-Links pro Keynote und Session oder einen zentralen für den kompletten Eventtag geben soll.

Online-Event Tipp 2: Event dokumentieren

Video, Audio, Bild, Illustration – in welchen Formaten soll das Event festgehalten werden? Best Practice im Tipp: Die Illustratorin Anne Lehmann zeichnet jede Handelskraft Konferenz simultan mit, auch remote. Die Teilnehmer können so parallel mitverfolgen, wie die Künstlerin das Event charmant auf Papier beziehungsweise Smart Device festhält.

Online-Event Tipp 3: Dry-Run-Termine setzen

Gehen Generalproben schief, gelingt das Event. Auch digital ist es wichtig, für Hosts, Moderatoren und Speaker Dry-Runs zu vereinbaren. Das sorgt für mehr Sicherheit bei allen Redebeteiligten – sei es auf technischer oder auf mentaler Ebene.

Online-Event Tipp 4: Übertragungsqualität garantieren

Niemand mag, wenn es knackt und knirscht. Um instabile WLAN-Verbindungen und damit schlechte Audio- und Bildqualitäten während des Events proaktiv zu vermeiden, sollte daher (noch) auf Kabel gesetzt werden. Ferner ist es wichtig, dass das Remote-Event in ruhigen Räumen oder sogar in einem Studio statt-findet und unabhängig vom Raum Headset und Mikrofon genutzt werden. Mikrofon und Ton müssen vor Start des Events unbedingt nochmal getestet werden.

Online-Event Tipp 5: Pünktlich sein

Das Event sollte bereits ein paar Minuten vor dem ersten angekündigten Agendapunkt zugänglich sein, also formal über das Tool gestartet werden. So können sich die Teilnehmer in Ruhe einwählen, bevor die Vorträge beginnen.

Online-Event Tipp 6: Klar kommunizieren

Sessiontitel und -inhalte müssen gut verständlich formuliert und Teilnehmer informiert werden, falls das Event aufgezeichnet wird. Diese Recordings sollten im Nachgang allen zur Verfügung stehen. Mehr noch als offline müssen online implizite Dinge explizit gemacht und Teilnehmer proaktiv und wiederholt auf Aspekte der Agenda hingewiesen werden. Virtuelle Reaktionen, auch etwaige technische Probleme, sollten vom Moderator live aufgegriffen werden – der konsequente Dialog ist das beste Mittel, um Teilnehmer nicht zu verlieren.

Online-Event Tipp 7: Rahmenprogramm auf die Beine stellen

Was kann Teilnehmern individuell geboten werden? Ob Meet-the-Speaker-Formate in separaten virtuellen Räumen, System-Demos, One&One-Meetings oder Fuck-up-Slots – hier heißt es, kreativ sein und die technischen Möglichkeiten der Tools nutzen. Auch das Partnernetzwerk darf für Slots und Formate, die das reguläre Programm abwechslungsreich ergänzen, gern genutzt werden.

Online-Event Tipp 8: Pausen gestalten

Anzahl und Länge der Pausen sollten vorab festgelegt und kommuniziert werden. Um das Absprungpotenzial möglichst gering zu halten, sollte eher auf kürzere, dafür häufigere Pausenzeiten gesetzt werden. Auch während der Pausen heißt es, Mehrwerte durch interaktive Netzwerk-Formate wie Coffee-Sessions bieten. Unter Umständen können auch Kooperationen mit Lieferdiensten erfolgen, um Teilnehmern nicht nur echte, sondern auch essbare Mehrwerte zu bieten.

Online-Event Tipp 9: Feedback einholen

Online-Events stehen erst am Anfang ihrer Geschichte – doch selbst wer bereits mehrere solcher digitalen Veranstaltungsformate betreut hat, lernt nicht aus. Da Nutzerfokus das A und O einer jeden Veranstaltung ist, sollte man sich auch bei Remote-Events für Teilnehmer-Feedback offen zeigen und während der Veranstaltung technische Voraussetzungen für anonymes Feedback schaffen wie etwa durch die Polling-Plattform Slido. Aber auch zur Nachbereitung können Umfragen mithilfe zuvor ausgearbeiteter Fragebögen hilfreich sein.

Online-Event Tipp 10: Beratung zulassen

Digitalisierung verändert die Welt. Für manche zu schnell, anderen geht es nicht schnell genug. Egal wie man es selbst sieht – mit professioneller Hilfe lassen sich auch Events leichter digital abbilden. Denn schon immer gingen Innovationen schneller voran, wenn Leute die Köpfe zusammensteckten, statt in den Sand.

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