Welche Vorteile bietet ein PIM-System? [Teil 2]

Die Einführung eines PIM-Systems kann je nach Unternehmensgröße und -komplexität eine große Herausforderung darstellen. Aus diesem Grund stellt sich Unternehmen – berechtigterweise – die Frage: Wozu das Ganze?

Im ersten Teil unserer Artikelserie haben wir bereits die zielgruppenspezifische Kundenansprache, die Möglichkeit des Cross-Channel-Publishing und die Verringerung der Time-to-Market als wertvolle Vorteile eines PIM-Systems vorgestellt. Doch ein solches System bietet noch weitaus mehr Vorteile:

Optimierung interner Abläufe

Die kosteneffiziente Durchführung interner Abläufe und Prozesse ist ein zentrales Ziel jedes Unternehmens. Durch die optimale Bereitstellung der Produktdaten ergeben sich beispielsweise in folgenden Unternehmensbereichen Verbesserungspotentiale:

• Kundensupport: unmittelbares Zurverfügungstellen von Produktdaten in geeigneter Form bei Kundenanfragen (z. B. Versand der technischen Dokumentationen direkt an den zuständigen Mitarbeiter)
• Vertrieb: sofortiges Vorschlagen von individuellen Alternativen oder passendem Zubehör (sowohl in einem Onlineshop als auch bei persönlichem Kontakt) Controlling: Anbindung eines BI-Systems und Abbildung von Reports
• Einkauf: Zugriff auf Informationen über verwendete Bauteile oder evtl. nötige Zubehörteile
• Marketing & Werbung:
  • Verhindern wiederkehrender Aufgaben im Design-Prozess
  • Nutzung von bereits bekannten Tools (z. B. Adobe InDesign)
  • Nutzung von Templates bei der Katalogerstellung oder bei der Streckenproduktion
  • Vererben von aktualisieren Informationen in alle Kanäle
• Produktion: Übernahme einer produktionsbedingten Änderung von Produktattributen in alle Kanäle (z. B. Änderung der Füllmenge)
• Qualitätsmanagement: Überprüfen der jeweils für dieses Produkt geltenden Standards
• Logistik: Erfüllung der produktspezifischen Anforderungen an Transport und Lieferung

Umfangreiche Rechte- und Rollenverteilung

Eine umfangreiche Rechte- und Rollenverwaltung, die fast jedes PIM-System von Haus aus zur Verfügung stellt, macht die nutzerspezifische Zuweisung von klar definierten Rechten möglich. Dies ermöglicht effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit genauso wie die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern (beispielsweise Lieferanten, Händlern oder auch Übersetzungsbüros). Einige PIM-Lösungen sind ebenfalls in der Lage, Workflows an zentraler Stelle zu definieren und abzubilden. Dies beschleunigt nicht nur interne Abläufe; durch geeignete Workflows (beispielsweise für die Freigabe von Produktdaten-Änderungen) kann die Datenqualität auch langfristig sichergestellt werden.

Umsatzsteigerung durch Cross- und Up-Selling

Händler mit einer Sortimentsgröße von mehreren Tausend Artikeln sind nicht mehr in der Lage, jede einzelne sinnvolle Up- oder Cross- Sell-Verknüpfung händisch einzupflegen. Durch den Einsatz eines PIM-Systems kann diese Aufgabe zu großen Teilen automatisiert werden: Auf Basis verschiedener Attribute oder des Einkaufsverhaltens anderer Kunden können passende Produkte ermittelt und dem Kunden vorgeschlagen werden. Auch im B2B-Bereich ist diese Funktion denkbar: So kann ein Vertriebsmitarbeiter unmittelbar Zubehörvorschläge mit den jeweiligen Produktdatenblättern abrufen und diese einem Kunden zur Verfügung stellen. Der ökonomische Nutzen von optimierten Up- und Cross-Sells ist bewiesen: pro Kunde lässt sich auf diesem Weg der Umsatz um durchschnittlich 10 Prozent steigern.

Verbesserung der Sichtbarkeit

Die interne Suche genauso wie externe Suchmaschinen sind für relevante Ergebnisse primär auf qualitative Texte und beschreibende Schlagworte angewiesen. Damit die Qualität der Suche erhöht wird, müssen Produktattribute, Media- Assets und Produktbeschreibung mit zusätzlichen Schlagwörtern versehen werden. Ein PIM-System ist in der Lage, die Produktbeschreibungen aktuell zu halten, Duplikate und Dopplungen zu vermeiden und die Vollständigkeit der dargestellten Informationen zu gewährleisten. Dies unterstützt nicht nur bestehende SEO-Aktivitäten, sondern führt unmittelbar zu einer besseren Sichtbarkeit der eigenen Produkte und der eigenen Marke im Internet. Gerade vor dem Hintergrund des wachsenden Wettbewerbs ist dies entscheidend. Verbesserte Suchmöglichkeiten aufgrund eines einzigen Datenbestandes haben auch intern enorme Vorteile: Während vorher nach Daten in allen unterschiedlichen Speicherorten gesucht werden musste, kann auf alle gesuchten Daten in einem Vorgang zugegriffen werden.

Unterstützung von eProcurement und Supply-Chain-Management

Besonders im B2B ist die Einteilung der Produkte nach Klassifikationsstandards wie eCl@ss, ETIM, proficl@ss oder auch UNSPSC eine Voraussetzung für die erfolgreiche Zusammenarbeit im eProcurement. Nur so lassen sich Handelspartner und Lieferanten erfolgreich in die eigene Supply-Chain integrieren. Denn nur wenn beide Seiten nach dem gleichen Klassifikationsstandard und in derselben Qualität Daten verarbeiten und zur Verfügung stellen, sind voll- und halbautomatische Beschaffungs- und Lieferprozesse möglich. Langfristig werden Geschäftspartner die Erfüllung bestimmter Branchenstandards voraussetzen, um ihre eigene Produktdatenqualität zuverlässig hoch zu halten. Eine funktionierende Supply-Chain-Integration ist dann für das eigene Unternehmen nicht mehr realisierbar, wenn es in gewissen Partnerschaften außen vor bleibt, da diese Anforderungen nicht erfüllt werden können.

PIM- und MDM-Systeme im Vergleich

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