Wichtige Vorbemerkungen zu einer gelungenen Einführung eines PIM-Systems

Wer ein Produkt online verkaufen will, der muss es hochwertig und attraktiv präsentieren. Dazu sind korrekte, vollständige, erstklassige und konsistente Produktdaten erforderlich, was eine echte Herausforderung für Händler und Hersteller darstellt. Aber dank eines effektives und passendes Produktinformationsmanagement-Systems (PIM) können Unternehmen alle verfügbaren Produktdaten über alle Kanäle hinweg verwalten.

In vorherigen Beiträge haben wir bereits gezeigt, welche Möglichkeiten und Vorteile ein PIM-System bietet. Heute möchte ich allerdings erläutern, auf welche Aspekte Händler und Hersteller bei der Implementierung eines PIM-Systems achten sollten und welche Auswahlkriterien sie berücksichtigen sollten, um die richtige Software für ihre Bedürfnisse zu finden.

Typische Fehler bei der Umsetzung eines PIM-Systems

PIM-Systeme sind mehr denn je eine der meistgefragtesten Lösungen im E-Commerce. Denn sie haben große Erwartungen in Unternehmen geweckt. Aber Achtung, es gibt nicht nur vorgefertigte Meinungen darüber, was ein PIM-System leisten kann, die komplett falsch sind, sondern auch schlechte Vorgehensweisen, die vermieden werden müssen. Daher haben wir ein paar dieser möglichen Fehler bei der Implementierung eines PIM-Systems für euch gesammelt:

• Erwartung an das PIM-System als Komplettlösung beziehungsweise »Super-Tool«.
• Fehlende Akzeptanz der Beteiligten, da individuelle Wünsche und Vorstellungen nicht beachtet wurden.
• Geringe Integration externer Partner und Dienstleister durch unzureichende Einbindung bereits in der Vorphase.
• Mangelnde Ausrichtung des Systems an möglichen zukünftigen Marktentwicklungen.
• Langfristige Kosten aufgrund zu starker unternehmensspezifischer Anpassungen weg vom Standardsystem.
• Langfristig nicht erfüllbare Datenqualität durch geringe Anpassung der damit verknüpften Unternehmensprozesse.
• Mangelnde Qualität der Gesamtlösung durch Sparen an Implementierungspartnern oder PIM-Software.
• Ungenaue und unvollständige Aufstellung der Anforderungen an das System.
• Übernehmen von unbereinigten Daten in das PIM-System.

Nötige Denkanstöße vor der Einführung

Wenn diese Hinweise beachtet werden, können Händler und Hersteller den nächsten Schritt in Angriff nehmen. Als Vorarbeit für die Einführung eines PIM-Systems, ist es empfehlenswert, die folgenden wesentliche Fragen im Unternehmen zu klären:

Wie oft ändert oder erweitert sich das Sortiment des Unternehmens? Welche und wie viele Ausgabekanäle soll das PIM-System aktuell und zukünftig bedienen können? Gibt es bereits standardisierte Prozesse für die Verwaltung oder für das Handling der Produktdaten? Welche internen und externen Stakeholder sind am Produktlebenszyklus-Prozess beteiligt? Wie komplex sind die Klassifikationen und Objektstrukturen?

Ein PIM-System sollte zukunftssicher sein

Unternehmen, die ein neues PIM-System evaluieren – unabhängig davon, ob intern oder durch eine externe Digitalagentur – müssen eine Vielzahl an Informationen, z . B . zur Unternehmenssituation und Zukunftsfähigkeit des Anbieters, zu spezifischen Funktionen der Software oder zu den Kosten für ihr Unternehmen zusammentragen.

Dabei hat jedes Unternehmen seine eigenen, individuellen Anforderungen. Diese Aufgabe unternehmensintern zu erledigen, ist sehr zeitaufwendig und kostenintensiv. Während dieser Zeit vergibt man bereits die ersten Chancen, welche sich durch ein PIM-System ergeben würden.

Zusätzlich besteht das Risiko, aufgrund mangelnder Erfahrung zu nicht ausgereiften Entscheidungen zu kommen. Nur wer einen gesamten Marktüberblick über die diversen PIM-Lösungen hat, kann das richtige PIM-System auswählen.

Ein solches System soll schließlich nicht nur den heutigen Rahmenbedingungen und Anforderungen entsprechen, sondern auch zukünftigen Entwicklungen gewachsen sein. Aus diesem Grund lohnt sich eine Re-Evaluierung auch für die Unternehmen, die bereits ein solches System im Einsatz haben.

Auswahlkriterien für eine PIM-Systemevaluierung

Die Angebote wurden anhand einer Vielzahl von Bewertungskriterien analysiert und beurteilt, die in vier Gruppen aufgeteilt sind. Anhand dieser Gruppierung kann mit dem jeweiligen Unternehmen zur Ausarbeitung einer Shortlist übergegangen werden. Dabei werden die spezifischen Anforderungen des Unternehmens mit den Bewertungskriterien in Verbindung gebracht und vom Unternehmen gewichtet.

Im Ergebnis steht eine Shortlist mit den Systemanbietern, welche zu den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen. Insbesondere für mittlere und große Unternehmen kann es sich lohnen, statt eines PIM-Systems sofort auf eine MDM-Lösung zu setzen. Auch wenn eine MDM-Einführung mit deutlich mehr Aufwand verbunden sein kann, bietet es langfristige Vorteile.

Wenn bereits Systeme im Unternehmen vorhanden sind, die die gewünschten Funktionalitäten abbilden, kann es sinnvoll sein, auf ein System zu setzen, das modular aufgebaut ist und eine sukzessive Einführung der einzelnen Module erlaubt.

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