Agenturwechsel mit Weitblick: 7 Impulse für die richtige Entscheidung 

Jede Partnerschaft lebt von Kommunikation, Vertrauen und dem Willen, sich gemeinsamen weiterzuentwickeln. Das gilt auch für die Beziehung zu eurer Agentur. Was zu Beginn perfekt passt, kann sich mit der Zeit verändern: Erwartungen sind unklar, die Kommunikation stockt oder ihr seid euch über die Zielerreichung nicht mehr einig. Entscheidend ist, solche Veränderungen früh zu erkennen, aktiv nachzujustieren oder wenn nötig, den Schritt zu einem Agenturwechsel zu wagen. 

In diesem Artikel findet ihr wichtige Hinweise, mit denen ihr erkennt, ob eure Agentur noch zu euch und euren geplanten Zielen passt – oder ob eine strategische Neuausrichtung sinnvoll ist. 

Wann lohnt sich ein Agenturwechsel?

Ihr seid mit dem Fortschritt eures Digitalisierungsprojekts nicht zufrieden? Ihr fühlt euch nicht verstanden und Anpassungen werden nicht ausreichend kommuniziert? Dann ist es womöglich an der Zeit, die Zusammenarbeit mit eurer Agentur zu überdenken. Wertvolle Impulse, die euch dabei helfen, Entwicklungen richtig einzuordnen und konkrete Entscheidungen abzuleiten, findet ihr hier.  

1. Leistung ohne Wirkung: Wenn Strategie und Fortschritt fehlen

Wenn eure Reichweite, Conversion-Rates oder Umsatzzahlen über längere Zeit stagnieren oder sogar sinken und keine fundierte Strategie zur Gegensteuerung erkennbar ist, ist das ein deutliches Warnsignal. Schließlich sollte eure Agentur in der Lage sein, Potenziale zu identifizieren, datenbasierte Hypothesen zu entwickeln und daraus konkrete Schritte abzuleiten. 

Dabei gilt: Ihr seid die Experten für euer Geschäftsfeld – eure Agentur sollte eure Ziele verstehen, mit digitaler Exzellenz in Maßnahmen und Lösungen übersetzen und euch beratend zur Seite stehen. Wichtig sind neben Analysen und Umsetzungen auch eigene Impulse und Ideen, die euch weiterbringen. 

Seitenaufrufe, Neukunden, Newsletter-Anmeldungen: An welchen KPIs ihr den Fortschritt eurer Zusammenarbeit messt, ist abhängig von eurem Projektziel. Entscheidend ist aber, dass sie regelmäßig erhoben, gemeinsam interpretiert und als Basis für künftige Entscheidungen genutzt werden. Aus der Auswertung folgen konkrete Maßnahmen wie Strategie- und Content-Anpassungen, A/B-Tests und technische Verbesserungen. 

2. Orientierung ohne Perspektive: Wenn neue Wege ausbleiben

Unternehmen, die sich nicht kontinuierlich weiterentwickeln, verlieren im Digital Business schnell den Anschluss. Technologien, Märkte und Kundenerwartungen verändern sich laufend – wer hier nicht mitzieht, riskiert Rückstände im Wettbewerb. 

Ihr braucht eine Agentur, die euch nicht nur begleitet, sondern mit Impulsen voranbringt – Trends erkennt, einordnet und in Innovationen überführt. Bleiben neue zukunftsorientierte Ansätze aus, spürt ihr die Folgen direkt im Alltag: Strategien wirken veraltet, Chancen bleiben ungenutzt und die Zusammenarbeit verliert an Dynamik. Konkret zeigt sich das in Projekten durch verschobene Release-Termine, aufgeschobene Software-Updates oder nicht angepackte Migrationen. Statt Fortschritt sammelt sich ein wachsendes Backlog aus Fehlern und Nacharbeiten. Budget fließt in Korrekturen, während neue Vorhaben liegenbleiben. Inhalte und Tracking veralten, Entscheidungswege ziehen sich in die Länge – und die Zusammenarbeit wird zunehmend zäh. 

Innovationsfähigkeit zeigt sich nicht darin, Buzzwords zu kennen – sondern darin, wie konsequent neue Wege gedacht und umgesetzt werden. Konkret zum Beispiel durch: 

• den Einsatz moderner Technologien wie Automatisierung, Data Analytics oder personalisierte Services – jeweils passend zum Geschäftsmodell,.
• agile Methoden, die schnelle Anpassungen und Tests ermöglichen.
• Workshops zu Trends, um gemeinsam neue Ideen zu entwickeln.
• A/B-Tests und MVPs, um Innovationen risikoarm zu prüfen.

So entstehen keine Lösungen von der Stange, sondern konkrete Maßnahmen nach vorn – datenbasiert und an euren Zielen ausgerichtet .

3. Fehler ohne Ende: Wenn Technik zur Dauerbaustelle wird

Fehler passieren. Und lassen sich insbesondere im sehr komplexen technischen Umfeld nicht immer vermeiden. Entscheidend ist, ob sie zügig – und vor allem ernsthaft – behoben werden. Wenn Bugs regelmäßig auftreten, Releases nicht zuverlässig laufen oder Anpassungen vertagt werden, liegt ein strukturelles Problem vor. Riskant wird es, wenn gesetzliche Anforderungen wie das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ignoriert werden oder notwendige Updates und Anpassungen dauerhaft aufgeschoben werden. Das zeigt nicht nur operative Schwächen, sondern strategische Blindstellen – mit spürbaren Folgen für euer Geschäft.

Ein verlässlicher Agenturpartner bringt von sich aus Vorschläge zur Fehlerprävention ein, etabliert klare Prozesse für Bugfixes und hält verbindliche SLAs (Service Level Agreements) ein. Diese Vereinbarungen definieren genau, wie schnell auf ein Problem reagiert und dieses bearbeitet werden muss. Eure Agentur sorgt zudem für Transparenz, indem sie Fehlerursachen, Lösungswege und vorbeugende Maßnahmen offen kommuniziert. So entsteht eine Partnerschaft, in der Technik nicht als ständige Problemquelle wahrgenommen wird, sondern als zuverlässige Basis für Wachstum und Innovation. 

4. Flexibilität ohne Spielraum: Wenn die Lösung nicht zu euch passt

Digitale Projekte entwickeln sich weiter – eure Agentur sollte diesen Fortschritt aktiv begleiten. Entscheidend ist dafür die technologische Unabhängigkeit. Platziert eine Agentur jedoch eine Lösung »um jeden Preis«, fehlt der transparente Vergleich mehrerer Optionen, die wirklich zu eurem Geschäftsmodell passen. 

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau machte genau diese Erfahrung: Die erste Website entstand noch mit Unterstützung einer kleinen Agentur. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung – von vernetzten Produkten (IoT) über digitale Dokumente bis hin zum Serviceportal – wuchs die Komplexität. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an die Produktdaten, etwa durch Zertifikate und länderspezifische Unterlagen. Damit rückten Themen wie PIM und MDM sowie CRM und Marketing-Automation auf die Roadmap. Für diese Breite an Anforderungen war die bisherige Agentur jedoch nicht ausreichend aufgestellt. 

Ein neuer Partner empfahl daraufhin ein System aus dem eigenen Portfolio – auf den ersten Blick passend, tatsächlich aber nicht optimal fürs Geschäftsmodell. Die Folge: hoher Steuerungsaufwand mit mehreren Dienstleistern, wenig Beratung, fehlende Gesamtperspektive. 

Fündig wurde das Unternehmen schließlich bei einer technologisch unabhängigen Agentur, die alle nötigen Kompetenzen vereinte: Leistungsbreite, Skalierbarkeit, fachliche Expertise und verlässliche Erreichbarkeit – und vor allem mit individueller Beratungskompetenz. 

5. Abrechnung ohne Transparenz: Wenn Kosten nicht nachvollziehbar sind

Vertrauensvolle Zusammenarbeit braucht finanzielle Klarheit. Wenn ihr nicht versteht, wofür ihr zahlt oder warum Budgets und Zeitrahmen regelmäßig überschritten werden, gerät das Gleichgewicht schnell ins Wanken. 

Gerade in komplexen Projekten – etwa mit externen oder verteilten Teams – ist es entscheidend, dass eure Agentur Kosten vorausschauend plant, Mehraufwände offenlegt und jederzeit erklärt, wie sich Beträge zusammensetzen. So behaltet ihr die volle Kontrolle und könnt Entscheidungen auf einer klaren Basis treffen – statt im Nachhinein über unerwartete Rechnungen zu stolpern. 

6. Kommunikation ohne Struktur: Wenn Projekte ins Stocken geraten

Kommunikation ist kein Nebenschauplatz, sondern zentral für jedes digitale Projekt. Wenn Rückmeldungen ausbleiben, eure Ansprechpartner ständig wechseln oder Zuständigkeiten unklar bleiben, gerät schnell der Zeitplan ins Wanken. Budgets laufen aus dem Ruder und wertvolle Ressourcen werden verschwendet. Besonders, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, ist es wichtig, klare Kommunikationsstrukturen zu etablieren. Dazu gehören :

• feste Ansprechpartner auf beiden Seiten,
• regelmäßige Status-Meetings,
• gut dokumentierte Absprachen
• und transparente Erwartungen.

Auch asynchrone Kommunikation über Tools wie E-Mail oder Projektplattformen wird essenziell, wenn nicht alle gleichzeitig erreichbar sind. Offene Kommunikation bedeutet auch, Probleme früh anzusprechen – bevor Frust entsteht. Wer hier proaktiv handelt, verhindert Stillstand und sichert den Projekterfolg. 

In einem Industrieunternehmen führte genau das zu Unmut: Deadlines platzten, weil die Agentur auf Rückfragen nicht reagierte oder Zuständigkeiten intern weiterreichte. Erst der Wechsel zu einer Onshore-Agentur – also einem Team im selben Land und mit identischer Zeitzone – brachte Klarheit: fester Ansprechpartner, direkte Erreichbarkeit, klare Kommunikation und regelmäßiges Reporting. Durch die räumliche Nähe und die gleiche Zeitzone ließen sich Abstimmungen effizienter organisieren und Projektentscheidungen schneller treffen. 

7. Zusammenarbeit ohne Bindung: Wenn ihr euch wie ein Ticket fühlt

Wenn Rückmeldungen generisch klingen, Meetings wie Pflichttermine wirken und die Agentur euer Business kaum zu kennen scheint, fehlt die die gemeinsame Basis. Die Beziehung wird dann zunehmend formeller, und der Fokus auf eure Ziele und Themen geht verloren. Persönliche Betreuung bedeutet nicht Smalltalk, sondern echtes Interesse an euren Vorhaben, eurer Branche, eurem Erfolg. Dazu gehört ein Ansprechpartner, der erreichbar ist und sich auch in eure Lage hineindenkt. Und Austausch, der nicht auf ein Status-Meeting reduziert ist, sondern Raum für Diskussion, Feedback und neue Ideen bietet.  

Genau das erlebte ein Unternehmen, das seine Agentur schließlich wechselte. Nach einem Chemistry-Meeting mit einer neuen Agentur spürten sie endlich echtes Interesse an ihrer Situation. Chemistry-Meetings sind mehr als Kennenlern-Gespräche – sie helfen euch zu prüfen, ob Arbeitsweise, Werte und Kommunikation zur eigenen Organisation passen. Statt einer Verkaufspräsentation sollte es ein offener Austausch sein:  

• Wie geht die Agentur mit Feedback um?
• Welche Tools kommen zum Einsatz?
• Was passiert bei Problemen?

Wenn diese Fragen früh geklärt werden, legt ihr die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit – fachlich und menschlich.

Was ihr jetzt braucht: Externe Perspektiven und praktische Beispiele

Digitale Projekte scheitern selten an der technischen Umsetzung – oft sind es fehlende Abstimmungen, zu wenig strategische Beratung oder unklare Zuständigkeiten. Wenn eure Agentur dabei nicht mehr die richtige Begleitung bietet, kann ein Wechsel der nächste logische Schritt sein. Denn nur mit einem Partner, der eure Ziele versteht und gemeinsam mit euch weiterdenkt, entstehen Lösungen, die euch auch langfristig voranbringen. 

Jetzt zählt eine Agentur, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern berät, Hintergründe erklärt und Entscheidungen einordnet. Eine, die erreichbar bleibt – auch außerhalb des aktuellen Sprints – und aktiv Perspektiven einbringt, anstatt bloß Anforderungen umzusetzen. 

Audit statt Bauchgefühl: So erkennt ihr Risiken und Optimierungspotenziale frühzeitig

Wenn ihr in eurer Zusammenarbeit mit der Agentur eines oder mehrere der sieben Impulse wiedererkennt, ist das ein guter Zeitpunkt, genauer hinzuschauen. Ein Projektaudit gibt euch dafür die nötige Klarheit – egal, ob ihr die Zusammenarbeit fortsetzen oder einen Wechsel in Betracht zieht. Es kommt unter anderem zum Einsatz, wenn  

• KPIs trotz Maßnahmen unverändert bleiben,
• Meilensteine wiederholt nicht gehalten werden,
• größere Richtungsentscheidungen anstehen (z.B Replatforming, Relaunch, Systemwechsel)
• oder ein Agenturwechsel im Raum steht.

Ein Audit schafft Klarheit über die Ursachen für Stillstand oder Reibungsverluste – und zeigt konkrete nächste Schritte auf, etwa Prozessanpassungen, neue Kommunikationsstrukturen oder die saubere Vorbereitung auf einen Agenturwechsel. Ihr erhaltet damit einen unverstellten Blick von außen, den man im Projektalltag oft verliert. So wird sichtbar, welche Strukturen und Abläufe bereits stabil laufen – und an welchen Stellen ihr gezielt nachjustieren müsst, um zukünftige Risiken und Verzögerungen zu vermeiden. 

Gerade bei einem Agenturwechsel ist eine solche Bestandsaufnahme besonders wertvoll. So wisst ihr früh, wo ihr ansetzen müsst, bevor euch Stolperfallen bei einer Neuausrichtung im Weg stehen. 

Auch technisch könnt ihr damit Klarheit schaffen: 

• Wie stabil und wartbar ist eure bestehende Lösung? 
• Wie gut ist sie dokumentiert? 
• Wo entstehen potenzielle Risiken bei Weiterentwicklungen? 
• Und lässt sich das Projekt sauber übergeben? 

So wisst ihr früh, wo ihr ansetzen müsst, bevor euch Stolperfallen bei einer Neuausrichtung im Weg stehen.

Praxis statt Intuition: Erfolgsgeschichten als Inspiration

Sobald ihr ein klares Bild eurer aktuellen Situation habt, könnt ihr den nächsten Schritt strategisch planen. Das Best Practices »Digital Consulting« knüpft genau hier an die »7 Impulse« an: Es zeigt, wie Unternehmen Painpoints sauber erfassen, passende Systeme auswählen und mit Workshops und MVPs zu umsetzbaren Maßnahmen kommen. Ihr seht übertragbare Ergebnisse wie Lastenheft und Bewertungsmatrix für die Systemauswahl sowie Roadmaps und KPI-Reviews – genau das, was ihr für klare Anforderungen, fundierte Entscheidungen und eine strukturierte Umsetzung braucht. Warum das eure Zusammenarbeit verbessert?  

• Ein Lastenheft und eine Bewertungsmatrix machen Anforderungen und potenzielle Anbieter (inklusive Agenturen) vergleichbar. 
• Workshops schaffen Klarheit über Rollen, Erwartungen und Entscheidungswege.  
• KPI-Reviews und definierte Meilensteine sorgen für Verbindlichkeit.  

So erkennt ihr, ob eine Nachsteuerung mit der aktuellen Agentur noch trägt – oder ob ihr eine objektive Basis für einen Agenturwechsel braucht. 

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