Projektaudit: Wie ihr mit effizienten Prozessen euren Projekterfolg sichert

Der Erfolg eurer Projekte wird nicht nur daran gemessen, ob das Ergebnis überzeugt, sondern auch daran, wie der Weg dahin verlaufen ist. Sind Prozesse nicht gut geplant, kann das zu erheblichen Verzögerungen, hohen Kosten und demotivierten Mitarbeitenden führen.

Ein Projektaudit hilft, solche Stolperfallen frühzeitig zu erkennen oder bestehende Probleme gezielt anzugehen. Es liefert wertvolle Einblicke zum aktuellen Projektablauf und zeigt, mit welchen Anpassungen ihr euer Ziel noch wie geplant erreichen könnt.

Im Beitrag lest ihr, welche typischen Ursachen hinter ineffizienten Projektprozessen stecken und wie ihr diese mithilfe eines Projektaudits nicht nur aufdeckt, sondern konkrete Lösungsansätze entwickelt.

Hürden beim Projektmanagements

Ein einzelnes Hindernis kann Folgeprobleme nach sich ziehen und den gesamten Projektverlauf ins Wanken bringen. Daher ist vor allem eine regelmäßige und gute Kommunikationskultur in eurem Projektalltag enorm wichtig. Je komplexer das Projekt, desto mehr Menschen sind beteiligt. Diese haben unterschiedliche Informationen, Wissensstände und gegebenenfalls andere Erwartungen an das Projektergebnis. Nur wenn ihr regelmäßig über den aktuellen Stand und die nächsten Ziele sprecht, können Aufgaben im gewünschten Umfang umgesetzt werden.

Die Anforderungen an das jeweilige Projekt sollten also klar sein und konkret geplant werden. Dazu gehört unter anderem die Einteilung von personellen, finanziellen und zeitlichen Ressourcen.

Trotz guter Vorbereitung und umfassender Dokumentation brauchen Projektprozesse auch ein gewisses Maß an Flexibilität. Unerwartete Ausfälle von Mitarbeitenden oder Verzögerungen bei der Umsetzung erfordern von den Projektverantwortlichen schnelles Handeln.

Im besten Fall gibt es Personen, die vertretungsweise einspringen oder neu in das Projekt eingearbeitet werden. Führt ein Ausfall dazu, dass Aufgaben nicht mehr rechtzeitig erfüllt werden können, müssen Verantwortliche die Projektziele neue priorisieren.

Im Optimalfall haben spontane Ausfälle also keine großen Auswirkungen auf das Kernteam. Das übrigens möglichst heterogen zusammengesetzt sein sollte. Während langjährige Mitarbeitende ihre Erfahrungen einbringen, können neue Mitglieder das Team mit frischen Ideen bereichern.

Ursachen für ineffiziente Prozesse :

• unzureichende Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit externen Dienstleistern
• fehlende Einbindung der Stakeholder und daher langsame Entscheidungsfindung
• unklare Anforderungen und Ziele
• mangelhafte Kompetenz oder Erfahrung externer Dienstleister
• unerfahrene Projektteams
• zu wenig fest eingeplante Mitarbeitende im Kernteam
• strenger Zeitplan

Die Ursachen für ineffiziente Prozesse lassen sich oftmals nicht eindeutig zuordnen und schon gar nicht spontan beheben. Ein Projektaudit verschafft hier Klarheit und bildet eine wichtige Grundlage für gezielte Verbesserungen.

Was ist ein Projektaudit und wie deckt es Stolperfallen auf?

Bei einem Projektaudit analysiert und bewertet eine neutrale Instanz das laufende Projekt. Dabei geht es darum, den Fortschritt eines Projekts kritisch einzuschätzen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und den Prozess – wenn nötig – gezielt anzupassen.

Für eine objektive Beurteilung ist es sinnvoll, externe Expertenteams mit der Analyse eures Projekts zu beauftragen. Sie können eure Prozesse vollkommen unvoreingenommen analysieren und profitieren gleichzeitig von ihrer Erfahrung aus verschiedenen agilen Projekten. Dadurch erkennen sie typische Stolperfallen frühzeitig und können so gemeinsam mit eurem Team passende Lösungen entwickeln.

Externe Projektmanagerinnen und -manager haben zudem ein klares Verständnis davon, wie eine produktive Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleistern verlaufen sollte. Sie können so bestehende Schwächen im Zusammenarbeitsmodell leicht erkennen und zielgerichtet anpassen.

Wann lohnt sich ein Projektaudit?

Ein Projektaudit kann euch wertvolle Unterstützung bieten, sobald ihr merkt, dass eure Abläufe nicht optimal funktionieren und das Projektziel gefährdet ist. Aber auch ohne akute Schwierigkeiten bietet eine umfassende Projektbewertung großen Mehrwert. Ihr könnt Learnings aus dem Projektablauf ableiten, auf andere Projekte übertragen oder Budgets nachverhandeln.

Projektaudit bei Agenturwechsel

Insbesondere dann, wenn ihr mit einem Projekt zu einer anderen Agentur wechselt, legt ein Projektaudit eine wichtige Basis für die zielgerichtete Zusammenarbeit. Es schafft in dieser wichtigen Phase nicht nur Transparenz über den aktuellen Stand, sondern ermöglicht auch eine fundierte Bewertung bisheriger Projektergebnisse. Gemeinsam mit dem externen Partner könnt ihr ineffiziente Prozesse und mögliche Risiken aufdecken und noch vor Beginn der neuen Zusammenarbeit auflösen. Ohne eine solch gründliche Analyse besteht außerdem die Gefahr, dass ihr wichtige Details überseht, die wiederum zu weiteren Stolperfallen, Mehraufwänden und Verzögerungen führen.

Vorteile eines Projektaudits:

• Probleme und ineffiziente Prozesse identifizieren
• Umsetzung von Anforderungen überprüfen
• Sicherheitsrisiken erkennen und beheben
• Kosten kontrollieren und minimieren
• Transparenz über den Ist-Stand bei allen Beteiligten

Ablauf eines Projektaudits

Bereits der Austausch mit externen Analysten über eure Projektvision kann dabei helfen, neue Denkanstöße für die Optimierung eurer Prozesse zu erhalten. In gemeinsamen Workshops thematisiert ihr eure Herausforderungen und erhaltet nach einer umfassenden Analyse hilfreiche Handlungsempfehlungen.

Schritt 1: Ist-Stand ermitteln

Wenn euer Projektaudit von externen Expertinnen und Experten durchgeführt wird, brauchen diese eine klare Vorstellung von der Vision und dem Geschäftsmodell eures Unternehmens. Hierzu eignet sich ein gemeinsamer Kick-off-Termin.

Handelt es sich um ein Digitalprojekt, ist es wichtig, dass die externen IT-Projektmanager eure aktuelle Systemarchitektur kennen.

• Welche Systeme von welchem Lösungsanbieter nutzt ihr?
• In welchem Umfang nutzt ihr sie?
• Und wie sind die Lösungen miteinander verbunden?

Außerdem helfen spezifische Fragen über das Projekt bereits dabei, mögliche Probleme und ihre Ursachen zu identifizieren:

• Wie fügt sich das Projekt in euer Unternehmen ein?
• Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen eures Projekts aus?
• Welche Anforderungen habt ihr an das Projekt?
• Wie werden die Anforderungen aufgenommen und dokumentiert?
• Welche Programme und Tools sind im Einsatz?
• Wie funktioniert die Zusammenarbeit aller Beteiligten über die eingesetzten Tools?
• Welche Elemente beinhaltet euer Projekthandbuch?
• Wie verläuft die Interaktion mit Dienstleistern?
• Wie messt Ihr die Zufriedenheit und den Erfolg des Kunden und des Projekts?

Um diese Fragen zu beantworten, können Teammitglieder gemeinsam mit den Analysten ein Project Model Canvas erstellen. Dabei wird das Projekt in einzelne Projektbausteine zerlegt und strukturiert bearbeitet. Teammitglieder, die bisher nur geringe Kenntnisse über das Projekt hatten, erhalten somit einen schnellen Überblick und können ihre jeweiligen Kompetenzen einbringen.

Schritt 2: Projektreview durchführen

Sind all diese Fragen geklärt, könnt ihr als Team oder gemeinsam mit der Agentur den gegenwärtigen Stand des Projektes analysieren. Dafür solltet ihr zunächst die ursprüngliche Projektplanung mit dem Ist-Stand abgleichen. Weichen der aktuelle Zeitplan, die Ressourcen oder die Kosten vom ursprünglichen Plan ab, solltet ihr die Ursachen dafür gezielt untersuchen.

Auch hier kann eine Project Model Canvas unterstützen, indem Projektbeteiligte ihre Herausforderungen und fehlende Informationen zu einzelnen Projektabschnitten teilen.

Ergänzend helfen persönliche Gespräche zwischen dem Expertenteam und Projektbeteiligten aus verschiedenen Fachabteilungen dabei, Herausforderungen zu konkretisieren und die Machbarkeit neuer Prozesse abzuwägen.

Schritt 3: Maßnahmenkatalog erstellen

Habt ihr Hürden im Prozess identifiziert, könnt ihr konkrete Maßnahmen entwickeln, die diese beheben sollen. Eine Matrix kann euch dabei helfen, die Aufgaben je nach Nutzen und Aufwand einzuordnen. Quick Wins wie die Einführung von Projektmanagementsystemen erfordern nicht allzu viel Aufwand, können aber schnell einen großen Mehrwert bringen.

Allgemeine Anpassungen und Weiterentwicklungen im gesamten Management wie Weiterbildungen von Projektmanagerinnen, Projektmanagern und Product Ownern versprechen ähnlich hohen Nutzen, bedürfen aber einer längerfristigen Planung.

Das Audit kann auch durchaus aufzeigen, dass der Dienstleister, mit dem ihr das Projekt realisiert, eure Anforderungen nicht umsetzen kann. Insbesondere für komplexe und systemübergreifende Digitalprojekte braucht es Expertise in verschiedenen Bereichen des Digital Business. In diesem Fall solltet ihr potenzielle Dienstleister neu evaluieren und die Partneragentur gegebenenfalls wechseln.

Code Audit: ein wichtiger Teil beim Prüfen von Digitalprojekten

Die Qualität eures Codes ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Digitalisierungsprojekte und zugleich eine wichtige Grundlage für künftige Weiterentwicklungen. Nur sauber strukturierter und gut verständlicher Code gewährleistet die zuverlässige und sichere Funktion eurer Anwendungen. Außerdem ist es wichtig, dass euer Code vorgeschriebene Standards erfüllt, damit eine einheitliche Entwicklungsbasis gewährleistet ist, Teams effizient zusammenarbeiten können und die Wartung langfristig erleichtert wird.

Um Schwachstellen aufzudecken und diese zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen führen, empfiehlt sich ein Code-Audit. Dabei analysieren erfahrene Entwicklerinnen und Entwickler die gesamte Codebasis. Sowohl manuell als auch mithilfe automatisierter Verfahren wie der statischen Codeanalyse. Im Fokus stehen dabei Sicherheitslücken, technische Schulden, Verstöße gegen Architekturvorgaben und Optimierungspotenziale im Aufbau des Codes. Auf Basis dieser umfassenden Analyse können Entwicklerteams dann konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Codequalität ableiten.

Besonders sinnvoll ist ein Code Audit, wenn ihr ein Projekt an eine Agentur übergebt oder die Agentur wechselt. Es schafft Transparenz über den technischen Ist-Zustand und legt die Grundlage für einen sauberen und strukturierten Neustart.

Wie ein solches Code-Audit im Detail abläuft und welche Schwachstellen ihr damit langfristig beheben könnt, erfahrt ihr hier:

Projektaudit in der Praxis: Normteilhersteller norelem deckt Optimierungspotenzial auf

Der Normteilhersteller norelem ließ sein bereits länger laufendes E-Commerce-Projekt von einer unabhängigen und erfahrenen Instanz überprüfen. Mit dem Ziel, sowohl Prozesse als auch technische Aspekte gezielt zu verbessern. Nach einem ersten Kick-off, in dem der aktuelle Projektstand und bestehende Herausforderungen besprochen wurden, fand ein Workshop mit allen relevanten Stakeholdern statt.

Neben dem organisatorischen Projektaudit, bei dem unter anderem der Zeitplan, die Kommunikationskultur und das Anforderungsmanagement unter die Lupe genommen, gab es auch eine technische Review. Dabei analysierte das Expertenteam unter anderem die Suchfunktion, die Nutzerfreundlichkeit und Performance sowie den Code der bisherigen Shoplösung.

So konnten Stolpersteine beim Projektmanagement und bei der technischen Umsetzung der E-Commerce-Lösung aufgedeckt und direkt in konkrete Lösungsansätze überführt werden.

Tiefergehende Einblicke zum Audit findet ihr in der Success Story. Dort erfahrt ihr auch, welche konkreten Maßnahmen norelem in die Praxis überführt hat. Einfach jetzt das Formular ausfüllen und ein Exemplar in eurem E-Mail-Postfach erhalten.