Was ist Power BI? Das Tool, mit dem ihr euer Reporting mit einem Klick auf Kurs bringt

Im Cockpit eines Flugzeugs zählt Übersicht – genau wie in eurem Unternehmen. Statt Schalter und Anzeigen liefern euch Power BI Dashboards in Echtzeit die Kennzahlen, die euch helfen, Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Doch was ist das eigentlich, Power BI? Und wie könnt ihr es im Arbeitsalltag richtig nutzen? In diesem Beitrag zeigen wir euch konkrete Einblicke: von den wichtigsten Funktionen über Power BI Beispiele bis hin zu Tipps für die Einführung. So bringt ihr euer Reporting auf Flughöhe – und bleibt jederzeit manövrierfähig.

Power BI im Überblick – Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

Als Microsofts Business-Intelligence-Lösung ist Power BI ein Tool, mit dem ihr eure Daten aus verschiedenen Quellen analysieren, visualisieren und verständlich darstellen könnt. Es ist modular aufgebaut – Die Komponenten arbeiten reibungslos zusammen, ihr könnt sie aber auch einzeln nutzen: 

• Power BI Desktop ist das zentrale Entwicklungstool. Hier verbindet ihr Datenquellen (wie z.B. Excel, HubSpot, SharePoint, Google Analytics, Salesforce u.v.m), baut aus Tabellen ein sauberes Datenmodell und erstellt interaktive Berichte mit Diagrammen, KPIs und Filtern. Ihr legt dabei fest, wie eure Tabellen zusammenhängen, berechnet neue Kennzahlen und bereinigt Daten und das ganz ohne Code. Die Visualisierungen setzt ihr per Drag-and-Drop zusammen – lokal auf eurem Rechner. 

• Im Power BI Service (auch Power BI Cloud genannt) könnt ihr zentrale Datenmodelle erstellen und bereitstellen, die von mehreren Teams genutzt werden. Das ist besonders sinnvoll, wenn ihr Modelle unternehmensweit teilen, pflegen und gemeinsam weiterentwickeln wollt. Für Einzelprojekte oder den Einstieg reicht Power BI Desktop oft aus. Doch wer Self-Service, Konsistenz und Zusammenarbeit ermöglichen will, nutzt die Cloud als Daten-Hub für das Reporting.

• Power BI Mobile App bringt alles aufs Smartphone oder Tablet. Ihr erhaltet Push-Benachrichtigungen, interagiert mit Dashboards und bleibt auch unterwegs informiert – ob im Außendienst, beim Kundentermin oder auf dem Weg ins nächste Meeting. 

Nicht zwingend braucht ihr alle drei Tools. Viele Unternehmen starten mit Power BI Desktop. Wächst das Projekt oder sollen Reports geteilt werden, folgt der Schritt in den Cloud-Service. Die Mobile App ist ein Extra für maximale Flexibilität – aber kein Muss. 

Gemeinsam bilden die drei Bausteine ein leistungsstarkes Ökosystem, das sich an eure Anforderungen anpassen lässt – vom Einzel-Reporting bis zur unternehmensweiten BI-Lösung. 

Wie Unternehmen von Power BI profitieren

Viele Unternehmen sitzen einer Menge Datenstreibstoff – nutzen ihn aber nicht. Informationen liegen verstreut in Excel-Dateien, ERP-Systemen oder Tools wie Salesforce. Power BI bringt Ordnung ins Datenchaos. Es hilft euch, schneller zu analysieren, besser zu verstehen und gezielter zu steuern. Wie das aussehen kann? 

Reporting ohne Umwege

Datenanalysen galten lange als Sache der IT. Wer Zahlen wollte, stellte Anfragen, wartete auf Freigaben und bekam PDF-Berichte mit Stand von letzter Woche. Dieser klassische BI-Ansatz war in vielen Unternehmen über Jahre Standard: Fachabteilungen lieferten Anforderungen, die IT bereitete die Analysen auf. Mit dem Aufkommen von Self-Service Business Intelligence ändert sich das grundlegend – und Power BI Reporting ist eines der Werkzeuge, die diesen Wandel vorantreiben. Das Tool ermöglicht es, Dashboards und Berichte direkt in den Fachabteilungen zu erstellen – aktuell, visuell, dynamisch. Entscheidungen werden schneller getroffen, weil Informationen sofort bereitstehen. 

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt euch das Data-Team von dotSource. Schaut euch dazu kostenfrei das On-Demand-Webinar an.  

Daten verstehen, statt Daten suchen

Ein BI Dashboard zeigt nicht nur Zahlen. Es macht Zusammenhänge sichtbar. Verkaufsrückgänge? Produktionsengpässe? Kundenabwanderung? Statt stundenlang Excel-Tabellen zu durchforsten, erkennt ihr Trends auf einen Blick. Die Power BI Funktionen helfen dabei: Mit interaktiven Filtern, anschaulichen Diagrammen und sogenannten Drilldowns. Damit klickt ihr euch direkt von einer Gesamtzahl zu den Details durch.

Zum Beispiel von Gesamtumsätzen bis hin zu einzelnen Produkten, Regionen oder Zeiträumen. So entsteht echtes Verständnis – ohne Datenchaos. Zusätzlich bietet Power BI auch KI-gestützte Analysefunktionen, die automatisch Einflussfaktoren für bestimmte Kennzahlen aufzeigen. Warum ist der Umsatz in einer Region gesunken? Welche Variable beeinflusst das Ergebnis am stärksten? Das System liefert erste Erklärungsansätze – datenbasiert, nachvollziehbar und direkt im Dashboard abrufbar. 

Schnell statt aufwendig

Viele schrecken vor BI-Projekten zurück, weil sie mit langen Implementierungen und hoher Komplexität rechnen. Bei Power BI ist das anders: Ihr startet mit der kostenlosen Desktop-App, greift bei Bedarf zum Power BI Service in der Cloud und erweitert euer Setup schrittweise.

Automatische Datenaktualisierung, Vorlagen und geführte Assistenten helfen beim Aufbau der ersten Dashboards. Und wer unterwegs Zahlen braucht, nutzt die Mobile App. Wie im Flugzeugcockpit sind die Anzeigen zunächst komplex, aber gut organisiert. Und: kein Pilot fliegt allein. Power BI unterstützt euch mit einer klar strukturierten Oberfläche, vielen Vorlagen und einer aktiven Community – für einen Einstieg, der auch ohne Vorwissen gelingt. 

Power BI einführen: So gelingt der Einstieg

Der Power-BI-Einstieg ist einfacher, als viele denken, und gelingt auch ohne Vorerfahrung oder IT-Team. So legt ihr Schritt für Schritt los und kommt schnell zu verwertbaren Ergebnissen. Hier findet ihr hilfreiche Tipps, mit denen ihr in kurzer Zeit verwertbare Ergebnisse erzielt.

Klein anfangen – mit Power BI Desktop

Viele denken bei Business Intelligence sofort an Großprojekte. Doch Power BI lässt sich auch im Kleinen starten – etwa mit einem Vertriebsreport aus Excel-Daten oder einer Lagerauswertung aus einer CSV-Datei. Mit der kostenlosen Power BI Desktop-App könnt ihr erste Berichte lokal erstellen – ganz ohne Cloud oder IT-Abteilung. Ihr verbindet Excel-Tabellen, CSV-Dateien oder Datenbanken, zieht Diagramme per Drag-and-Drop ins Layout und seht live, was passiert. So entwickelt ihr ein erstes Gefühl für die Oberfläche und das Prinzip von Power BI Reporting – ganz ohne Risiko.

Datenquellen richtig anbinden

Ob Excel, SQL, ERP oder Web-APO: Power BI kann über 100 Datenquellen anbinden. Der Einstieg gelingt leichter, wenn ihr mit bekannten Daten startet – etwa Verkaufszahlen oder Umfrageergebnissen. Power BI unterstützt euch bei der Verbindung, bereinigt auf Wunsch fehlerhafte Spalten und berechnet auf Knopfdruck neue Kennzahlen. Schon bei der Anbindung entscheidet ihr, ob ihr die Daten importiert oder über Direktabfrage (DirectQuery) nur visuell abruft. Bestehende Modelle lassen sich jederzeit um neue Quellen erweitern oder aktualisieren.

Mit Beispielen und Vorlagen lernen

Ihr müsst nicht allein starten. Schon in der Power BI Desktop-App findet ihr vorbereitete Beispiele, Demodaten und Designvorlagen, die euch beim Einstieg helfen. Ob Vertriebsreport, Lageranalyse oder Projektcontrolling – mit wenigen Klicks seht ihr, wie professionelle Dashboards aufgebaut sind. Diese könnt ihr direkt anpassen oder als Inspiration nutzen. Auch der integrierte Lernbereich führt euch durch die wichtigsten Power BI Funktionen – Schritt für Schritt und ohne Vorwissen. So könnt ihr am praktischen Beispiel den Umgang mit dem System lernen. 

Reporting veröffentlichen und teilen

Sobald eure Berichte stehen, könnt ihr sie im Power BI Service veröffentlichen. Die Cloud-Anwendung ermöglicht das Teilen mit dem Team, automatisierte Aktualisierungen und rollenbasierte Zugriffe. So wird euer Reporting zur zentralen Informationsquelle für das ganze Unternehmen. Und wer mobil unterwegs ist, greift per Power BI Mobile App auf die wichtigsten Dashboards zu – ortsunabhängig und in Echtzeit. 

Drauf müsst ihr beim Arbeiten mit Power BI achten

Euch stehen viele Möglichkeiten offen, mit Power BI zu arbeiten. Aber auch hier gilt: Das beste Tool bringt wenig, wenn die Grundlagen fehlen. Damit euer Reporting nicht nur optisch überzeugt, sondern auch inhaltlich verlässlich ist, solltet ihr drei Dinge besonders im Blick behalten. 

1. Datenqualität entscheidet über den Nutzen

Ein BI-Dashboard ist nur so gut wie die Daten, die es zeigt. Wenn Eingaben unvollständig, fehlerhaft oder veraltet sind, helfen selbst die besten Visualisierungen nichts. Achtet deshalb früh auf saubere Datenquellen – also auf Daten, die regelmäßig aktualisiert werden und keine doppelten, leeren oder widersprüchlichen Einträge enthalten. Nutzt klare Strukturen, indem ihr Tabellen sinnvoll aufteilt (z.B. Kundendaten, Produktdaten, Umsätze) und einheitliche Formate verwendet: zum Beispiel konsistente Datumsangaben oder gleichbleibende Schreibweisen für Kategorien. 

Power BI unterstützt auch dabei mit integrierten Funktionen zur Datenbereinigung: Ihr könnt fehlerhafte Einträge filtern, Spalten umbenennen, Daten zusammenführen oder automatisch formatieren lassen. Trotzdem gilt: Wer von Anfang an auf Qualität setzt, erspart sich spätere Überraschungen. 

2. Rechte, Rollen und Sicherheit sauber definieren

Nicht alle im Unternehmen sollen alle Daten sehen. Power BI bietet dafür detaillierte Zugriffssteuerungen: Ihr könnt Rollen vergeben, Inhalte nach Nutzergruppen filtern und festlegen, wer Berichte erstellen, bearbeiten oder nur lesen darf.

Wie in einem Flugzeugcockpit gilt auch im Unternehmen: Die Crew braucht unterschiedliche Anzeigen – die Pilotin andere als die Kabinenbesatzung oder das Bodenpersonal. Genauso wichtig ist es, auch in eurem BI-System gezielt zu steuern, wer welche Informationen bekommt. Denkt deshalb frühzeitig über Berechtigungen nach – besonders bei sensiblen Daten. Nur so bleibt euer Business-Intelligence-System transparent, aber geschützt. 

3. Tool-Grenzen und Integration mitdenken

Power BI Funktionen sind umfangreich – aber nicht unbegrenzt. Bei sehr großen Datenmengen, komplexen Berechnungen oder Spezialfällen kann es Sinn ergeben, externe Tools wie SQL-Server, Azure oder ein Data Warehouse anzubinden. Auch die Integration bestehender Systeme wie dem ERP oder dem CRM sollten frühzeitig geplant werden. Denn: Je besser Power BI eingebettet ist, desto reibungsloser läuft euer Reporting. 

Anwendungsbeispiele: So funktioniert Power BI in der Praxis

Wie sich Power BI im Unternehmensalltag bewährt? Zwei Beispiele zeigen, wie datengetriebenes Arbeiten in ganz unterschiedlichen Branchen funktioniert und welche Erfolge sich damit erzielen lassen. Von Landwirtschaft bis Maschinenbau: Power BI bringt überall Struktur ins Reporting.

Datengetriebene Entscheidungen in der Landwirtschaft

Als eines der weltweit führenden Pflanzenzüchtungsunternehmen setzt KWS Saat auf digitale Prozesse – auch im Reporting. Um aus komplexen Daten nutzbare Erkenntnisse zu gewinnen, führte das Unternehmen Microsoft Power BI ein. Ziel war es, verschiedenste Datenquellen aus E-Commerce, Customer Success und weiteren Bereichen in einer zentralen Plattform zusammenzuführen. Mit dem Ergebnis: Berichte lassen sich heute schneller erstellen, fundierter analysieren und direkt in strategische Entscheidungen überführen. 

Ein besonderer Fokus lag auf der Integration in die bestehende Systemlandschaft. Dafür harmonisierte KWS die Datenquellen und baute ein modulares Reporting auf. Power BI wurde so vom Tool zur täglichen Arbeitsgrundlage. Ob Umsatzentwicklung, Kampagnenanalyse oder Kundenfeedback: Die Daten sind jederzeit verfügbar – verständlich aufbereitet, klar visualisiert und im Team nutzbar

Mehr zur Einführung und Nutzung von Power BI bei KWS Saat erfahrt ihr in der Success Story. 

Globale Vertriebssteuerung mit Power BI

Saurer, ein international aktiver Maschinenbauer im Bereich Textiltechnologie, suchte nach einem System, das komplexe Vertriebsdaten nutzerfreundlich visualisiert – und das weltweit. Die Lösung: ein globaler Sales-Report mit Power BI-Reporting. Ziel war ein intuitives Dashboard, das Umsatz- und Auftragsdaten filterbar nach Ländern, Produkten und Vertriebsteam anzeigt – in Echtzeit und mit hohem Wiedererkennungswert dank CI-gerechtem Design. 

Wichtig war dabei die Automatisierung: Daten aus dem bisherigen System werden nun konsistent in Power BI übertragen und dort analysiert. So konnte Saurer nicht nur die manuelle Arbeit reduzieren, sondern, auch die Aussagekraft seiner Berichte deutlich steigern. Besonders im internationalen Kontext bewährt sich das Tool: Über die Cloud greifen Teams standortübergreifend auf dieselben Kennzahlen zu – inklusive mobiler Nutzung via App. Power BI wurde damit zum strategischen Steuerungsinstrument für den globalen Vertrieb. 

Wer also im Daten-Cockpit die richtigen Anzeigen im Blick hat, landet sicher. Mit Power BI behaltet ihr den Kurs – und entscheidet datenbasiert, wohin die Reise eures Unternehmens geht. Mehr Einblicke in das Projekt findet ihr hier:

So findet ihr die passende Business-Intelligence-Software

Ob Controlling, Vertrieb oder Produktionsplanung: wer datenbasiert entscheiden will, braucht mehr als Tabellen. Moderne BI-Tools helfen euch, Zusammenhänge zu erkennen, Prognosen zu erstellen und Prozesse effizienter zu steuern. Doch welches Tool passt zu eurem Unternehmen? 

Im Whitpaper »Business-Intelligence-Software – Anbieter und Systeme im Vergleich« erfahrt ihr: 

• Welche Funktionen moderne BI-Software bieten muss.
• Wie ihr BI-Tools in verschiedene Unternehmensbereiche integriert.
• Welche Systeme sich für eure Anforderungen lohnen – und warum.
• Wie ihr mit Cloud-BI Kosten spart und schneller skalieren könnt 

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