Digitaler Produktpass (DPP): Vom Pflichtprojekt zur strategischen Datenplattform

Transparenz schafft Sicherheit. Weil wir wissen, was uns erwartet. So geht es euch im Daily Business, aber auch euren Kunden, wenn sie bei euch kaufen. 

Mit dem digitalen Produktpass (DPP) wird Transparenz ab 2027 in vielen Branchen zur Pflicht. Wer diese Anforderung aber nicht nur als regulatorisches Muss versteht, kann Produkterlebnisse optimieren, Kunden neu für sich begeistern und gleichzeitig eine starke Dateninfrastruktur für künftige Anforderungen schaffen.   

Was ist der digitale Produktpass?

Der digitale Produktpass, kurz DPP, ist ein Standard zur systematischen Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe produktspezifischer Daten. Er begleitet jedes Produkt über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Entwicklung, über die Nutzung bis hin zum Recycling. Dafür erhält jedes eurer Produkte einen individuellen digitalen Datensatz, der sich über ein Identifikationsmedium wie einen QR-Code oder einen PFID-Tag jederzeit abrufen lässt. 

Der DPP ist Kernelement der Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR). Mit der neuen Verordnung will die EU den Ressourcenbedarf senken und gleichzeitig dafür sorgen, dass Produkte langlebiger, reparierbar und besser recyclebar werden. Darüber hinaus soll deutlich mehr Transparenz über die Umweltauswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette entstehen. 

Neben Basisinformationen wie der Produktidentifikation und der Materialzusammensetzung enthält der DPP daher auch weiterführende Daten, zum Beispiel zur Reparierbarkeit oder Hinweise zur fachgerechten Entsorgung. So entsteht ein vollständiges, transparentes Bild eurer Produkte.  

Zeitplan digitaler Produktpass: Wann wird der DPP für Produktkategorien zur Pflicht?

Der digitale Produktpass gilt ausschließlich für physische Produkte. Digitale Angebote oder Services sind davon nicht betroffen. Den ersten konkreten Anwendungsfall liefert die Batterieverordnung. Ab dem 18. Februar 2027 wird der Batteriepass für Elektrofahrzeug-, leichte Mobilitäts- und Industrie-Batterien verpflichtend.  

In den darauffolgenden Jahren wird das Konzept Schritt für Schritt auf weitere Produktgruppen ausgeweitet, darunter Textilien und Schuhe, Reifen, Reinigungsmittel sowie Zwischenprodukte wie Eisen, Stahl und Aluminium.  

Wichtig für euch: Sobald ein entsprechender Rechtsakt veröffentlicht ist, habt ihr 18 Monate Zeit, bis die Anforderungen verbindlich werden. 

Welche Auswirkungen hat der digitale Produktpass auf Unternehmen?

Der digitale Produktpass kann für euch weit mehr sein als reine Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Betrachtet ihr ihn als isoliertes Compliance-Projekt, bleibt viel Potenzial ungenutzt.  

Klug umgesetzt eröffnet euch der DPP neue Möglichkeiten, euch nicht nur als verantwortungsbewusste Marke zu positionieren, sondern vor allem auch zentrale Prozesse rund um Produktion und Datenmanagement zu optimieren.  

Natürlich bringt das neue Anforderungen an eure Datenbasis mit sich. Dieser Aufwand lohnt sich jedoch auch für künftige Entwicklungen, denn er schafft die Grundlage für besser Informationsqualität und Datenverfügbarkeit.  

Vorteile des Digitalen Produktpasses

Stärkere Marke und besserer Kundenzugang 

Der digitale Produktpass schafft im Gegensatz zu vielen bisherigen Green Claims eine klare, verlässliche und regulatorisch abgesicherte Informationsbasis. Für euere Kunden bedeutet das mehr Transparenz und somit Vertrauen, da nachhaltige Produkte eindeutig erkennbar sind.  

Geringere Kosten und effiziente Prozesse 

Durch die strukturierte Erfassung von Produktdaten und Verfügbarkeiten könnt ihr Prozesse wie Beschaffung, Produktion und Rückverfolgbarkeit deutlich besser steuern und automatisieren. Gleichzeitig lassen sich Nutzungs- und Lebenszyklen gezielter auswerten, sodass ihr fundierte Entscheidungen für Produktverbesserungen treffen könnt.  

Transparente Lieferkette und sichere Compliance 

Da eure Lieferanten im Rahmen des digitalen Produktpasses relevante Daten bereitstellen müssen, erhaltet ihr deutlich mehr Einblick in deren Materialien, Prozesse und Standards. So könnt ihr eure Lieferanten bewusst auswählen und sicherstellen, dass Compliance-, Qualitäts- und Nachhaltigkeitsanforderungen zuverlässig erfüllt werden.  

Höhere Rechts- und Zukunftssicherheit    

Wenn ihr den digitalen Produktpass frühzeitig implementiert, könnt ihr damit bereits heute verschiedene regulatorische Anforderungen abdecken und euch auf kommende Entwicklungen vorbereiten. Das erhöht eure Planungssicherheit und vermeidet zusätzlichen Aufwand bei zukünftigen Änderungen.  

Erweiterte Geschäftsmodelle und Umsatzpotenziale  

Der DPP eröffnet euch den Zugang zu zirkulären Geschäftsmodellen, da Produktinformationen über den gesamten Lebenszyklus transparent abgebildet werden. So könnt ihr neue Angebote wie Refurbishment, Reparaturservices oder andere Second-Life-Modelle für Produkte gezielt aufbauen und somit zusätzliche Umsatzpotenziale erschließen.  

Neue Anforderungen durch den DPP

Mit dem digitalen Produktpass verändert sich die Rolle von Produktdaten spürbar. Sie werden für euch zum zentralen Erfolgsfaktor für rechtskonformes und zukunftsfähiges Wirtschaften. Damit sind sie nicht mehr nur operative Pflicht, sondern Grundlage für Transparenz und fundierte Entscheidungen entlang der gesamten Produktwertschöpfung. Entsprechend solltet ihr sie als zentralen Bestandteil eurer strategischen Infrastruktur verstehen. 

Daraus ergibt sich ein deutlich höherer Anspruch an euer Produktdatenmanagement insbesondere in Bezug auf Datenqualität und Verfügbarkeit.  

Im DPP basieren die Informationen auf offenen, standardisierten Datenmodellen und interoperablen Formaten. Das bedeutet, dass sie übergreifend genutzt, ausgetauscht und verarbeitet werden können, unabhängig von einzelnen Softwarelösungen oder Anbietern.  

Ein wichtiger Use Case ist dabei der nahtlose Austausch von Produkt-, Material- und Nachhaltigkeitsdaten mit euren Lieferanten. Dieser sollte künftig standardisiert, systemunabhängig und möglichst automatisiert erfolgen. 

Dafür braucht ihr eine einheitliche und zugleich erweiterbare Datenbasis, die von den unterschiedlichen Systemen verarbeitet werden kann und einen reibungslosen Austausch über Unternehmensgrenzen hinweg ermöglicht. Gleichzeitig sollten bestehende IT-Lösungen und Schnittstellen so weiterentwickelt werden, dass sie neuen Anforderungen an Integration und Austauschbarkeit gerecht werden. 

Welche Daten werden für den digitalen Produktpass benötigt?

Je nach Produktgruppe muss der DPP verschiedene Informationen enthalten. Die jeweiligen Vorgaben werden durch die EU in den delegierten Rechtsakten festgelegt.  

Auch wenn sich die Details je nach Branche unterscheiden, lässt sich dennoch ein klares Muster für die Daten erkennen: 

Produkt- und Identifikationsdaten 

Dazu gehören grundlegende Informationen, mit denen ein Produkt eindeutig identifiziert werden kann, wie die Serien- oder Chargennummer sowie Angaben zum Hersteller, Produktionsstandort oder relevante Zertifizierungen. 

Material- und Stoffdaten 

Hier geht es vor allem um Transparenz hinsichtlich der eingesetzten Materialen. Dazu zählen Informationen zur Materialzusammensetzung, zum Anteil recycelter oder biobasierter Rohstoffe sowie Hinweise auf kritische oder regulierte Stoffe.  

Nutzungs- und Wartungsinformationen  

Der DPP soll außerdem Informationen bereitstellen, die eine möglichst lange Nutzung von Produkten unterstützt. Dazu gehören Hinweise zu Betrieb, Pflege und Wartung, Informationen zur Reparierbarkeit sowie Angaben zu verfügbaren Ersatzteilen, Garantien und Serviceleistungen. 

End-of-Life-Informationen 

Auch die Phase nach der Nutzung ist fester Bestandteil des digitalen Produktpasses. Er enthält daher Informationen zur Demontage, zur Rücknahme sowie Empfehlungen für Wiederverwendung, Recycling und fachgerechte Entsorgung.  

Das sind viele Informationen, die bereits heute in eurem Unternehmen vorhanden sind. Wie ihr diese strukturiert, maschinenlesbar und eindeutig mit dem jeweiligen Produkt verknüpft, erfahrt ihr im nächsten Abschnitt. 

Digitaler Produktpass in 5 Schritten umsetzen

Der digitale Produktpass betrifft nicht nur einzelne Systeme oder Abteilungen, sondern wirkt sich auf Prozesse, Datenstrukturen und die Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfung aus. Damit ihr neue Vorgaben umsetzen könnt, empfiehlt sich daher ein strukturiertes Vorgehen:  

1. Dateninventur

Verschafft euch im ersten Schritt einen Überblick über bestehende Produktdaten: 

• Welche Informationen liegen bereits vor?  
• In welchen Systemen befinden sich welche Daten? 
• Wie aktuell und strukturiert sind sie? 

Gerade wenn ihr ein sehr umfassendes Produktportfolio habt, lohnt es sich, zunächst die Produktgruppe in den Fokus zu nehmen, die zuerst relevant wird oder bei der ein großer Handlungsbedarf besteht. So könnt ihr eure Ressourcen gezielt einsetzen und erste Erfahrungen sammeln. 

2. Gap-Analyse

Im nächsten Schritt analysiert ihr, welche Informationen für den DPP in der jeweiligen Produktgruppe noch fehlen oder bisher nicht in der erforderlichen Qualität vorliegen.  

So könnt ihr ableiten, welche Daten ihr ergänzen, vereinheitlichen oder neu aufbauen müsst und diese Maßnahmen in konkrete To-dos überführen.  

3. Prozessdefinition

Produktdatenmangement ist kein einmaliger Prozess. Damit die Informationen langfristig konsistent, vollständig und aktuell bleiben, braucht ihr klare Zuständigkeiten und sauber definierte Abläufe im Unternehmen. 

Beantwortet dazu folgende Fragen:  

• Wer ist für welche Datenquellen verantwortlich? 
• Wer prüft die Informationen und gibt sie frei? 
• In welchen Intervallen werden die Daten kontrolliert?  

Je nachdem, wie groß euer Unternehmen ist, solltet ihr eine zentrale Ansprechperson oder ein kleines Team benennen, das die Einführung und Pflege der Produktpass-Daten koordiniert. Diese Rolle arbeitet idealerweise eng mit den Abteilungen Entwicklung, Einkauf, Qualitätssicherung und Management zusammen, um Datenflüsse effizient zu steuern und Abstimmungen zu bündeln.  

4.  IT-Vorbereitung

Im nächsten Schritt gilt es zu prüfen, ob eure bestehenden Systeme den neuen Anforderungen bereits gewachsen sind. Besonders ERP-, Produktinformationsmanagement (PIM)- und E-Commerce-System müssen künftig deutlich enger zusammenspielen.  

Im besten Fall fungiert ein PIM-System dabei als zentrale Plattform für eure Produktdaten. Dort werden Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen oder auch von Lieferanten zusammengeführt, bereinigt und qualitativ überprüft. So könnt ihr beispielsweise Daten automatisiert auf Vollständigkeit prüfen oder Pflichtfelder und Validierungsregeln definieren.  

Von dort aus lassen sich die Informationen anschließend an verschiedene Kanäle wie euren Online-Shop, Portale oder Marktplätze ausspielen. Das PIM-System übernimmt dabei die Übersetzung in unterschiedliche maschinenlesbare Zielformate wie JSON-Dateien, XML, CSV oder BMEcat als Industriestandard.  

Da neue regulatorische Anforderungen und zusätzliche Zielsysteme diese Prozesse aber immer komplexer machen, gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Datenverarbeitung zunehmend an Bedeutung. KI kann euch dabei unterstützen, Produktdaten automatisiert anzureichern, große Datenmengen effizienter zu verwalten und Informationen flexibel für unterschiedliche Kanäle bereitzustellen.  

Damit ein PIM-System diese Entwicklungen sinnvoll nutzen kann, sollte es auf modernen Architekturprinzipien basieren. Dazu gehören insbesondere: 

•  API-first-Strukturen, bei denen Systeme über standardisierte Schnittstellen miteinander kommunizieren. 
• die Arbeit mit Webhooks, also automatisierten Benachrichtigungen zwischen Systemen, die Informationen in Echtzeit weitergeben. 
• flexible Datenmodelle, mit denen sich neue Produktattribute oder gesetzliche Anforderungen schnell ergänzen lassen, ohne die gesamte Systemstruktur anpassen zu müssen 
• eine Multi-Context-Fähigkeit, die dafür sorgt, dass Produktdaten je nach Zielkanal, Ländermarkt oder Zielgruppe unterschiedlich ausgespielt werden können 
• die nahtlose Integration externer Datenquellen, damit Informationen von Lieferanten und Plattformen automatisiert übernommen und aktualisiert werden können.  

Prüft frühzeitig, ob euer bestehendes PIM diese technischen und strukturellen Anforderungen abbilden kann oder ob perspektivisch ein Systemwechsel sinnvoll ist. Dafür ist es hilfreich, gezielt externe Expertinnen und Experten einzubeziehen, die sowohl Erfahrung im Produktinformationsmanagement als auch im Einsatz von KI im Datenumfeld mitbringen.  

5. Pilotprojekt

Anstatt die gesamte Datenlandschaft auf einmal umzustellen, lohnt sich der Start mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt für die zuvor ausgewählte Produktgruppe. So könnt ihr den gesamten Datenprozess von der Erfassung bis zur Bereitstellung des DPP einmal vollständig durchspielen.  

Dabei werden typische Herausforderungen schnell sichtbar, etwa fehlende Lieferantendaten oder unklare Zuständigkeiten in der Datenpflege und -freigabe. 

Auf dieser Basis könnt ihr anschließend Standards und Strukturen entwickeln, die sich auf weitere Produktgruppen übertragen lassen. Gleichzeitig schafft ihr mit einem Pilotprojekt intern ein besseres Verständnis für die Notwendigkeit technischer und struktureller Anpassungen.  

Digitaler Produktpass trifft auf Agentic PIM

Mit dem digitalen Produktpass und Agentic PIM treffen zwei Entwicklungen aufeinander, die das  Produktdatenmanagement, wie ihr es bisher kennt, entscheidend verändern. Und auch wenn eine regulatorische Vorgabe und eine technologiegetriebene Innovation auf dem ersten Blick kaum unterschiedlicher sein könnten, entsteht genau in ihrer Kombination enormes Potenzial für euer Business. 

Wie ihr die beiden Themen strategisch miteinander verbindet und somit eine skalierbare Datenplattform für eure Unternehmenszukunft aufbaut, erfahrt ihr im Webinar »It’s a Match: So nutzen Sie den DPP als Hebel für Agentic PIM«. Ihr könnt es euch hier on demand ansehen. 

FAQs – häufig gestellte Fragen zum digitalen Produktpass (DPP)