BIOS – Wie die BayWa AG mit einer internen Bestell-Plattform Unternehmensprozesse optimiert

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Quelle: pixabay

Digitale Transformation betrifft alle Bereiche eines Unternehmens – intern, wie extern. Besonders deutlich wird das im Bereich: interne Beschaffung. Diese Erfahrung hat auch die BayWa AG gemacht. Auf welche Reise sich unser Kunde begeben hat, um mit einer zentralen, internen Bestell-Plattform – BIOS (BayWa Internal Order System) – Unternehmensprozesse zu optimieren und damit Zeit und Kosten zu sparen, möchten wir euch im Folgenden zeigen.

BayWa AG: Tradition trifft Moderne

Die BayWa AG wurde 1923 in München gegründet. Das international führende Handels- und Dienstleistungsunternehmen ist in den drei Kernsegmenten Agrar, Energie und Bau tätig, die durch das Wachstumssegment »Innovation und Digitalisierung« ergänzt werden.

Die Ausgangslage der BayWa AG vor Start des BIOS Projekts sah wie folgt aus: Für die interne Beschaffung diverser Materialien – von Druckerpapier über Arbeitskleidung bis zu IT- und Hardware – stehen insgesamt sechs unterschiedliche Shops zur Verfügung, wovon jedes einzelne ein bestimmtes Sortiment abdeckt. Auch die Betreuung dieser Segmente liegt entsprechend bei verschiedenen Geschäftszweigen des Unternehmens.

Divers, verschieden, unterschiedlich – an sich lobenswerte Attribute, wenn es um die Diversität im Unternehmen und dessen Mitarbeiter geht. Doch bezüglich der Prozesse und Abläufe der internen Beschaffung sieht das anders aus. Möchte ein Mitarbeiter Artikel aus verschiedenen Sortimentsbereichen erwerben, ist er im schlimmsten Fall gezwungen, bis zu sechs Systeme mit unterschiedlichem Aufbau, Prozessen und Designs zu bedienen. Ganz zu schweigen von den Logins oder Kundendaten wie beispielsweise Liefer- und Rechnungsadressen oder Kostenstellen, die in jedem System redundant zu verwalten sind.

BIOS – vom Projekt zur Prozessoptimierung

Long Story short – kein Zustand, der auf Dauer glücklich macht. Im Gegenteil: er frisst Nerven, Zeit und damit Geld. Die Lösung? Eine Plattform, über die alle zuständigen Mitarbeiter, egal aus welcher Abteilung, automatisch mit ihrer Firmen-Mailadresse eingeloggt sind und die Möglichkeit haben, alle Materialien, die zur internen Beschaffung zählen, bequem, einfach und schnell zu bestellen.

Im Detail liegen dem BIOS-Projekt folgende Optimierungs-Ziele zugrunde:

  • Vereinheitlichung der Prozesse bei der internen Beschaffung
  • Abbildung der gesamten Sortiments- und Dienstleistungsvielfalt
  • Schaffung einer automatischen Auftragsanlage für Artikel aus dem Sortimentsbereich des Mitarbeitershops
  • Vollständige Abbildung des Beschaffungsprozess in einem einheitlichen E-Commerce System
  • Moderne Darstellung der Sortimente und E-Commerce-Funktionen
  • Optimierung des Systems für mobile Endgeräte
  • Abbildung und Vereinfachung von Freigabeprozessen durch direkte Freigaben aus E-Mails ohne nötiges Login
  • Prozess- sowie Prozesskostenoptimierung

BIOS: Nach dem Test ist vor dem Test

Nachdem Ist und Soll gegenübergestellt, Anforderungen und konkrete Maßnahmen abgeleitet wurden, ging es schließlich in die Entwicklungs- und Implementierungsphase. Getreu dem Motto: Entdecken, Erfinden, Testen durchläuft die BayWa AG mit dem BIOS-Projekt sinnbildlich die agile Reise von der Idee zur Innovation. Und gerade die Testphase ist nicht zu unterschätzen. So folgte ersten eigenen Testläufen, der 3-tägige Hackathon bei uns in Jena.

Aber seht und hört selbst:

Der Testathon mit unserem Kunden BayWa AG war nicht nur Gelegenheit, das BIOS-Projekt auf Herz und Nieren zu prüfen, sondern auch wieder einmal Beweis dafür, dass neben allen hard Skills, jeder neuen Technologie und modernen Tools es vor allem eines ist, was erfolgreiche Zusammenarbeit ausmacht: die soft Skills. Vertrauen, Kommunikation, Transparenz – das Miteinander und zwar face to face waren, sind und bleiben die Grundlage für die Reise von der Idee zur Innovation – auch oder gar erst Recht im Zeitalter von: Je digitaler, desto besser.

Ihr wollt noch mehr über die Erfolgsstory der BayWa AG wissen? Dann findet ihr hier die aktuelle Case Study.

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